אחת השאלות הראשונות שעולות כשמתכננים אירוח היא כמה מגשי אירוח באמת צריך להזמין. מצד אחד, אף מארח לא רוצה לגלות באמצע האירוע שהאוכל נגמר. מצד שני, הזמנה מוגזמת מגדילה את התקציב ומשאירה כמויות גדולות של אוכל בסיום. הדרך הנכונה לחשב אינה מתחילה במספר המגשים, אלא במספר המנות או היחידות שכל אורח צפוי לאכול. הסיבה פשוטה: מגש אחד יכול להכיל 12 כריכונים, 20 יחידות פינגר פוד או כמות אחרת לחלוטין. לכן השאלה "כמה מגשים ל־20 אנשים?" אינה מספיקה בפני עצמה. צריך לדעת מה יש בכל מגש ומה תפקידו בארוחה.
כמה יחידות לחשב לכל אורח?
באירוח קצר שבו האוכל משמש ככיבוד לצד פגישה, הרמת כוסית או מפגש חברתי, אפשר להתחיל מחישוב של כשלוש עד ארבע יחידות קטנות לאדם. אם מגיעים 20 אורחים, מדובר בכ־60 עד 80 יחידות בסך הכול. אם כל מגש מכיל 20 יחידות, החישוב יוביל לכשלושה עד ארבעה מגשים. עבור 30 אורחים, באותו תרחיש, נדרשות כ־90 עד 120 יחידות, כלומר כחמישה עד שישה מגשים של 20 יחידות. חשוב שהכמות הכוללת תתחלק בין כמה סוגי אוכל ולא תתבסס רק על כריכים או מאפים.
כמה מגשים צריך ל־20, 30 או 50 אורחים?
אפשר להשתמש בנוסחה פשוטה: מספר האורחים כפול מספר היחידות הרצוי לכל אדם, ואז לחלק במספר היחידות במגש. אם מתכננים ארבע יחידות לאדם ומגש מכיל 20 יחידות, ל־20 אנשים נדרשים ארבעה מגשים, ל־30 אנשים כשישה מגשים ול־50 אנשים כעשרה מגשים. זהו חישוב שמתאים בעיקר לאירוח קל. כאשר מגשי האירוח אמורים להחליף ארוחה מלאה, הכמות צריכה לגדול ולכלול גם סלטים, מנות משביעות וקינוחים. לכן שני אירועים עם 30 מוזמנים יכולים להצריך כמויות שונות לחלוטין.
סוג האירוע משנה את החישוב
יש הבדל משמעותי בין ישיבת בוקר של שעה לבין יום הולדת שמתקיים במשך שלוש שעות. גם שעת האירוע משפיעה על כמות האוכל. אורחים שמגיעים בשעת צהריים או ערב מצפים בדרך כלל לארוחה משמעותית יותר ממי שמגיע להרמת כוסית קצרה באמצע יום העבודה. גם הרכב הקהל חשוב. אירוע משפחתי עם ילדים קטנים שונה מאירוע חברה עם קהל מבוגר. לכן כדאי לחשוב מראש האם המגשים הם תוספת לאירוע או הארוחה המרכזית שלו. ככל שהאוכל תופס מקום מרכזי יותר, כך צריך להגדיל את מספר היחידות לאורח ולא רק להוסיף עוד סוגים.
אל תשכחו את החלוקה בין סוגי המגשים
כמות נכונה אינה מספיקה אם כל האוכל מאותו סוג. שולחן אירוח מוצלח משלב בין מנות משביעות לבין מנות קלות ומתוקות. בפרנקו ניתן לשלב מגשי אירוח חלביים עם כריכונים, סושי, מאפים, סלטים, פינגר פוד וקינוחים, בהתאם לסוג האירוע ולקהל. במקום להזמין מספר מגשים לפי תחושת בטן, מומלץ להתחיל ממספר האורחים, להבין כמה אוכל נדרש לאדם ורק לאחר מכן לבנות את החלוקה בין המגשים. כך אפשר להגיע לכמות מדויקת יותר, לשמור על התקציב ולהבטיח שהשולחן יישאר מגוון ומזמין לאורך האירוע.
כאשר מזמינים מגשי אירוח מפרנקו באשקלון, אפשר להתאים את התפריט למספר המשתתפים, לשעת האירוע ולסגנון האירוח. תכנון נכון מראש מאפשר להזמין מספיק אוכל בלי ליצור עודפים מיותרים, ובעיקר ליהנות מהאירוע במקום לחשב בזמן אמת אם נשאר מספיק לכולם.
